In dit artikel wordt een aantal regels besproken en aan de hand van enkele voorbeelden tips gegeven voor het gebruik van algemene voorwaarden.

De wet definieert algemene voorwaarden als: “een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd”.

Bepalingen die de kern van de prestatie aangeven (zoals de te leveren producten of diensten en de prijs daarvan) vallen hier dus niet onder. Telkens terugkerende standaard afspraken over bijvoorbeeld betalingstermijnen, beperking van aansprakelijkheid, toepasselijk recht en wie bevoegd is om over geschillen te oordelen, zijn onderwerpen die thuishoren in algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden – de spreekwoordelijke kleine lettertjes van een contract – worden gebruikt om afspraken van algemene aard die regelmatig worden gebruikt vast te leggen. Het grote voordeel van algemene voorwaarden is dat u als ondernemer – de gebruiker van de algemene voorwaarden – niet telkens met iedere wederpartij (uw klanten!) opnieuw hoeft te onderhandelen over bijkomende afspraken. U kunt volstaan met vastlegging van de zogenoemde kernbedingen.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden moeten deel uit te maken van de overeenkomst. Dat betekent dat u uw algemene voorwaarden daarop van toepassing moet hebben verklaard. Dat doet u door in de overeenkomst te vermelden dat daarop uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Uw klant moet die algemene voorwaarden vervolgens aanvaarden: daarmee akkoord gaan. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door het ondertekenen van de overeenkomst waarin staat dat uw algemene voorwaarden daarop van toepassing zijn. Het is belangrijk dat u kunt aantonen dat uw klant daadwerkelijk akkoord is met de algemene voorwaarden. U kunt uw klant bijvoorbeeld vragen om dat per e-mail aan u te bevestigen. 

Om met succes een beroep te kunnen doen op uw algemene voorwaarden is het van belang om te voldoen aan de (strikte) wettelijke regels die daarvoor gelden. Uw wederpartij geniet wettelijke bescherming, zeker wanneer het een consument of kleine onderneming betreft. 

Vooraf geven of toezenden

Een van die regels – waarop consumenten en andere ‘kleinere’ wederpartijen een beroep kunnen doen – is dat u uw wederpartij vooraf de redelijke mogelijkheid moet geven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Uitgangspunt is dat u uw wederpartij de algemene voorwaarden ter hand moet stellen, oftewel: moet geven of toezenden. Dat moet voorafgaand of bij het sluiten van de overeenkomst. Het heeft dus geen zin om algemene voorwaarden achterop een factuur af te drukken, die uw klant achteraf ontvangt. Stuur, liefst in een zo vroeg mogelijk stadium, uw algemene voorwaarden mee met bijvoorbeeld uw aanbiedingen en offertes en vergeet daarin natuurlijk niet te vermelden dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. In bepaalde situaties zijn er volgens de wet ook andere mogelijkheden dan terhandstelling, bijvoorbeeld als de overeenkomst elektronisch is gesloten. Het is van belang dat u achteraf kunt bewijzen dat u aan uw ‘verplichting’ hebt voldaan. Het is dus verstandig om uw wederpartij te laten tekenen voor ontvangst van uw algemene voorwaarden of schriftelijk/per e-mail te laten bevestigen dat uw algemene voorwaarden zijn ontvangen.

Voorwaarden niet van toepassing

Als niet aan de wettelijke regels is voldaan, is de kans groot dat een beroep op één of meerdere bepalingen uit uw algemene voorwaarden niet slaagt. Het is zelfs mogelijk dat uw algemene voorwaarden volledig buiten beschouwing worden gelaten, bijvoorbeeld als u slechts hebt meegedeeld dat de algemene voorwaarden op het eerste verzoek zullen worden toegezonden. Dat kan hele vervelende gevolgen hebben, bijvoorbeeld als de aansprakelijkheidsbeperkingen uit uw algemene voorwaarden niet gelden. Uw aansprakelijkheid is dan niet beperkt in tijd of in geld en in beginsel grenzeloos.

Wanneer uw wederpartij een onderneming is met eigen algemene voorwaarden kan achteraf discussie ontstaan over welke algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Sluit toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden dan uw eigen dus altijd uit.

Inhoud op bedrijfsvoering afstemmen

Voor wat betreft de inhoud van uw algemene voorwaarden doet u er verstandig aan regelmatig te controleren of uw algemene voorwaarden nog aansluiten bij uw bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen. Vaak wordt gebruik gemaakt van standaard algemene voorwaarden van bijvoorbeeld brancheorganisaties die (deels) niet meer passen bij uw bedrijfsvoering. Als uw onderneming door de jaren aanzienlijk is gegroeid of andere producten of diensten is gaan leveren, kan het nodig zijn uw algemene voorwaarden mee te laten veranderen.

Algemene voorwaarden dienen het zaken doen voor de gebruiker makkelijker te maken. Helaas kom ik in mijn praktijk nog vaak genoeg algemene voorwaarden tegen die niet aansluiten bij de bedrijfsprocessen van de gebruiker of nietige of vernietigbare bedingen bevatten. Nog veel vaker kom ik situaties tegen waarin algemene voorwaarden gewoonweg niet van toepassing zijn, omdat de wederpartij niet op voorhand van die voorwaarden kennis heeft kunnen nemen.

Om het maximale rendement uit uw algemene voorwaarden te halen, is het dus van belang dat aan alle wettelijke regels is voldaan en uw algemene voorwaarden aansluiten op uw bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen.

Wibe Reddingius